Теперь все финансовые вопросы сотрудников Университета ИТМО решаются в формате «одного окна»: работает финансовый центр обслуживания персонала

В ИТМО распахнул свои двери финансовый фронт-офис, работающий в формате «одного окна» — персональный навигатор в мире финансов для сотрудников университета. Еще здесь решаются вопросы бюджетирования, финансового планирования, контроля расходов, закупок и оплаты, зарплат, стипендий и многие иные, обеспечивающие его стабильность, развитие и соответствие высоким стандартам управления.

Создание финансового фронт-офиса с электронной очередью, инициированное ректором Владимиром Васильевым и проректором по экономике и финансам Андреем Ивановым, стало очередным шагом ИТМО на пути к сервисной модели административных подразделений, эффективно и быстро реагирующих на запросы каждого сотрудника.

Финансовый офис ИТМО — это фронт-офис подразделений Департамента экономики и финансов. Сейчас в офисе работают семь операторов, которые могут дать первичную консультацию по конкретному вопросу, принять и выдать документы.

С помощью системы управления электронной очередью в финансовом офисе кардинально упрощен путь решения многих задач, среди которых:

— Закупки и оплата: прием документов для оплаты по договору и по счету (юрлица и ИП), документов для возмещения затрат на приобретение товаров (работ, услуг) и подписание авансовых отчетов по затратам; консультирование, прием и выдача документов в сфере закупок.

— Бухгалтерия: выдача счетов по договорам, в которых университет выступает исполнителем, актов сверки взаимных расчетов, финансовых документов для участия в конкурсах, оригиналов платежных поручений.

— Недвижимость: выдача документов в отношении недвижимости; прием документов для закрепления помещений.

— Материальная ответственность: прием и выдача документов для назначения или освобождения материально ответственных лиц.

— Получение доверенности на выдачу материальных ценностей; выдача инвентарных этикеток.

Без очередей: забота о сотрудниках и студентах

В Университете ИТМО уже несколько лет успешно функционирует модель сервисных подразделений, построенная по принципу "единого окна". В этой системе клиенту достаточно войти в подразделение и обратиться к интерактивному киоску. В этой точке взаимодействия финансов и передовых технологий система управления очередью посетителей выходит за рамки стандартных функций и укомплектована следующим оборудованием:

— Информационный терминал "Тайфун" с сенсорным экраном, предназначенный для выдачи талонов. Краткие технические характеристики: процессор Celeron G5905, оперативная память объемом 4GB, накопитель SSD на 120GB, сенсорный дисплей с диагональю 21,5 дюйма, поддерживающий до 10 одновременных касаний (PCAP), порты USB 3.0 и LAN.

— Термолента для печати талонов (3000 талонов в одном рулоне).

— Основной LED-дисплей, предназначенный для отображения информации о текущей очереди. Он устанавливается в зоне ожидания.

— Программное обеспечение "АС Система управления очередью", базовая версия.

— Дополнительные модули расширения для системы управления очередью: "Расширенная статистика", "Расширенная утилита администратора", "Конфигуратор графического интерфейса".

Система электронной очереди была разработана для кабинета приема посетителей, где семь сотрудников (операторов) используют ее на оборудованных рабочих местах с персональными компьютерами.

Университет ИТМО продолжает преобразовывать сервис с помощью современных технологий

Внедрение системы управления очередью в финансовом офисе Университета ИТМО является важным шагом на пути к созданию современной и клиентоориентированной инфраструктуры. Эта система не только упрощает процесс обслуживания, но и способствует формированию положительного имиджа университета, демонстрируя стремление к инновациям и заботу о комфорте сотрудников. Внедрение подобных технологий позволяет Университету ИТМО оставаться на передовых позициях в сфере образования и управления, обеспечивая высокий уровень сервиса и удовлетворенности клиентов.